La robotisation des processus métier à la portée de toutes les entreprises

Aujourd’hui dans les entreprises, nos processus métier sont composés de tâches et d’activités pilotées par les données (telles que la collecte, la vérification, la saisie et le contrôle d’informations). L’informatique y est prépondérante et nous facilite grandement la vie au travail.

Toutefois, il reste encore beaucoup de tâches réalisées manuellement pour dérouler avec succès le processus métier concerné. Par exemple, il faut toujours se connecter à plusieurs logiciels et multiplier les opérations de copier-coller des données de l’un dans l’autre, tout en transformant le format qui ne convient pas toujours très bien. Nous en sommes tous conscients : le temps consacré à ces tâches assommantes pourrait être utilisé à meilleur escient.

Avec l’adoption rapide de l’automatisation dans tous les secteurs d’activité, les entreprises qui persistent à effectuer des tâches manuelles risquent d’être bientôt décrochées face à leur concurrence directe. C’est un peu comme si elles continuent de consulter une carte routière au lieu de s’en remettre au GPS comme leurs concurrentes.

Chaque entreprise a beaucoup tenté d’améliorer sa performance en pratiquant l’automatisation humaine. Malheureusement, beaucoup d’inconvénients subsistent :

  1. La productivité reste limitée à ce qu’une personne peut faire avec fiabilité sur une durée précise.
  2. L’expérience client, essentielle au développement commercial, est incomplète, dans la mesure où les chargés de clientèle doivent recourir à une énergie folle dans la recherche de toutes les données nécessaires pour obtenir une vision totale du problème client à solutionner.
  3. Malgré une énorme volonté et toutes les bonnes intentions, qui n’a pas fait d’erreur ? D’autant que la répétition nuit à la concentration et augmente le risque.
  4. Le coût généré : les tâches extrêmement répétitives font perdre un temps précieux à des employés qui pourraient mieux mettre à profit leurs compétences. 
  5. La globalité d’un processus métier d’entreprise, par la pluralité des acteurs impliqués, empêche un pilotage totalement fiable à 100%. Surtout quand la multiplicité des contributions aux tâches manuelles va introduire des failles dans son bon déroulement.
  6. La difficulté de partage total d’une norme de travail (nommage des dossiers, classement, transfert d’information). Chacun y va de sa bonne méthode qui peut introduire des interprétations, des sources d’erreurs et de pertes de temps pour re-synchroniser le travail à réaliser

L’automatisation complète des processus était jusqu’à présent hors de portée de nombreuses entreprises en raison d’un choix limité d’options technologiques.

La technologie est maintenant fiable et très abordable. On l’appelle Robotic Process Automation (RPA). On pourrait aussi la baptiser Automatisation Intelligente. C’est en fait une technologie qui permet d’automatiser les processus et les actions des utilisateurs soit par l’enregistrement des actions répétitives, soit par modélisation puis exécution des étapes réelles du processus.

Très concrètement, les processus d’automatisation robotisés n’impliquent pas de “vrais” robots occupés à saisir des données assis derrière un bureau, quand ils ne se soulèvent pas contre leurs superviseurs humains. Non, tout ça, c’est pour le cinéma.

Les robots nommés ici sont en réalité des logiciels performants, composés de flux dynamiques. Leur rôle est de reproduire simplement les actions qu’un être humain effectue sur ordinateur, y compris lors des interactions avec une application d’entreprise (ex. un ERP ou un CRM), un site ou portail Internet, une application installée sur son poste ou à distance, une boîte de messagerie ou encore des outils bureautiques comme Excel.

Prenons un exemple.

Sophie travaille pour une entreprise de recouvrement, en tant que responsable des encaissements. Dans le cadre de ses fonctions, elle se connecte à de nombreux portails Web externes et systèmes internes, elle collecte des données et les saisit dans d’autres systèmes pour procéder au suivi et à la résolution du paiement. Les processus d’automatisation robotisés réalisent exactement les mêmes étapes que Sophie, en répétant très exactement les mêmes tâches de connexion aux logiciels, de sélection des données nécessaires au traitement, de recopie des données dans les bons formulaires pour la finalisation de l’opération et le calcul des résultats. Et ceci avec toujours la même répétition, sans s’arrêter et sans erreur.

Grâce à ce processus d’automatisation robotisé, Sophie peut donc se consacrer à des tâches plus stratégiques, plus intéressantes car plus complexes et contribue à générer plus de valeur pour son entreprise.

Mise en place pas à pas, les RPA remplacent les interventions humaines pour la réalisation de tâches laborieuses, en plusieurs étapes et en impliquant des systèmes et des sources de données multiples. On peut déjà en trouver beaucoup de déclinaisons :

  • Intégration de nouveaux clients ou employés
  • Création de rapports de conformité réglementaire
  • Planification des commandes et suivi des expéditions
  • Ouverture d’une demande de prêt
  • Recouvrement de créances
  • Recherche dans un chargement
  • Agrégation de données financières
  • Gestion des réclamations client
  • Gestion de la chaîne d’approvisionnement
  • Traitement des demandes d’indemnisation
  • Vérification de validité de l’assurance
  • Nettoyage de données
  • Traitement des paiements
  • Campagne marketing / commerciale

En gros, toutes les tâches répétitives et fastidieuses sont la bonne cible !

La mise en place d’une telle solution est complètement adaptée au rythme de l’activité. Les procédures d’automatisation évoluent facilement, à la vitesse où les processus métier le nécessitent. Et il n’y a absolument pas besoin de changer les solutions informatiques existantes. Les solutions d’automatisation sont en effet exécutées sur un PC, en ouvrant et en fermant les logiciels dont elles ont besoin, comme une personne le fait classiquement.

C’est certain que le débat, peut-être réducteur, portant sur une potentielle suppression de postes va surgir. C’est loin d’être si immédiat, d’autant qu’au-delà de l’inévitabilité de mise en place de ces solutions, chaque personne aspire à réaliser des activités de plus grande valeur.

Il faut plutôt voir tous les autres bénéfices pouvant être retirés via la mise en place de processus d’automatisation robotisé :

1.      Excellence opérationnelle par la réduction du risque (le robot ne fait pas d’erreur) ou de la non-conformité (contrôles exhaustifs, non plus par échantillonnage)

2.      Efficience opérationnelle par capacité de traiter plus de charge à effectif constant (le robot peut fonctionner sur son PC en autonomie 24h/24)

3.      Réduction du temps de traitement pour aboutir à satisfaction client interne et externe : une série de mesures dans le monde bancaire a validé que le robot va 4,7 fois plus vite que l’homme sur les tâches récurrentes avec 0 erreur à rattraper

4.      Rapidité de mise en œuvre : le temps moyen de mise en place d’une automatisation de process simple est compris entre 2 et 4 semaines

5.      ROI ultra-rapide : garantie à une durée inférieure à la durée d’un exercice

6.      Positionnement des collaborateurs vers des activités qui fidélisent sur le long terme

7.      Amélioration de la valeur de l’entreprise (haut ET bas de bilan)

8.      Sans compter l’image de modernité de l’entreprise pour attirer des candidats ou valoriser un positionnement commercial

Pour réussir à tirer profit de cette technologie peu coûteuse et génératrice de nombreux bénéfices, il est indispensable de procéder pas à pas, de petits succès en petits succès pour mesurer l’adoption et maitriser la transformation de l’entreprise (coûts, RH, valorisation du changement…).

Si vous voulez en savoir plus, le réseau Mobileese met en place vos projets d’automatisation robotisé de processus. Ils se déroulent sur des phases courtes avec un objectif orienté résultat.

Des financements existent même pour couvrir la charge de ce type de projet. Le réseau Mobileese vous propose des réponses pour couvrir les thématiques de financement de projet, les aspects juridique, comptabilité et fiscalité, et bien-sûr la mise en œuvre et le suivi du projet.

Please follow and like us:
error0